Система электронного архива

Возможно, эта статья содержит оригинальное исследование. Добавьте ссылки на источники, в противном случае она может быть выставлена на удаление. Дополнительные сведения могут быть на странице обсуждения.

Электронный архив, cистема электронного архива — система структурированного хранения электронных документов, обеспечивающая надежность хранения, конфиденциальность и разграничение прав доступа, отслеживание истории использования документа, быстрый и удобный поиск.

Электронный архив относится к классу ECM систем управления корпоративным контентом (Enterprise Content Management).

Особенности систем электронного архива

Сформулированы в соответствии со стандартом MoReq II^[1]:

• не допускает изменение документа;
• позволяет существовать единственной финальной версии документа;
• запрещает удаление документов, кроме некоторых строго контролируемых ситуаций;
• должен включать строгие правила хранения;
• должен включать строго упорядоченную структуру документов (классификационную схему), которая задается администратором;
• может поддерживать ежедневную работу, но в первую очередь предназначен для обеспечения защищенного хранения бизнес значимых документов.

Правовые нормы в сфере деятельности электронных архивов

Деятельность аудиовизуальных и электронных архивов развивается в рамках информационного типа общественных отношений. В качестве главной организационной задачи - распространение сведений, имеющих социально значимое содержание.

До начала 90-х годов объектом законодательного регулирования являлись только КФФД в качестве части ГАФ. Но по мере развития информационных технологий электронные архивы, включающие в себя программные ресурсы, базы данных и другие группы ресурсов, стали значимым объектом законодательного регулирования и даже в большей степени в сфере законотворческого управления.

В рамках юридического обеспечения аудиовизуальных и электронных архивов основными субъектами правоотношений являются средства массовой информации, архивы и в меньшей степени физические лица. В ряде специальных законодательных актов в качестве субъекта правовых отношений выступает государство. Это касается области создания, хранения и использования тех электронных ресурсов, которые могут содержать важные сведения с точки зрения обеспечения государственной безопасности. Основным для законодательной практики является определение архивов как информационных систем. В этом качестве архивы включают в себя: информационные ресурсы (носители первичной и вторичной документной информации); информационные технологии (средства, обеспечивающие сохранность документов, обеспечение описания и доступа к документам).

Именно в качестве информационных систем аудиовизуальные и электронные архивы оказываются объектом и составной часть информационных отношений.

Основные функции

Внедрение такой системы, прежде всего, начинается с потребности структурировать электронную информацию, независимо от того, текстовые ли это документы, мультимедиа или графика: подписанные контракты, первичная финансовая, а также техническая и проектная документация.

Электронный архив включает следующие базовые функции:

• управление документами и иерархической структурой архива (check-in/check-out, безопасность, управление сервисами, назначение документам атрибутов);
• имиджинг документов (оцифровка, трансформация, представление в разных форматах бумажных документов);
• поточный ввод — ускорение занесения большого массива типовых и разнородных документов в систему;
• управление Web-контентом;
• системы сообщений, позволяющие пользователям обмениваться сообщениями, а также назначать задачи и отслеживать статус их выполнения.

В зависимости от разновидности системы архива и ее предназначения, появляются специфичные функции, например:

• для систем автоматизации архивного делопроизводства — формирование и оформление архивных дел, автоматическое формирование номенклатуры дел, учет и контроль использования дел;
• для архивов нормативно-технической документации — функция актуализации, напоминающая пользователю о необходимости проверить актуальность представленного в системе стандарта;
• для архивов финансовой (платежной) документации — функция выборки, позволяющая в кратчайшие сроки вывести весь необходимый перечень документов, требующийся, например, для налоговых проверок.

Виды

• Система автоматизации архивного делопроизводства необходима для архивного подразделения предприятия. Помогает формировать архивные дела, номенклатуру дел, вести учет, контролировать даты обязательного хранения и т. д.

• Электронный архив финансовой (платежной) документации обеспечивает централизованный учет и хранение электронных образов первичных финансово-экономических документов, договоров и прочих документов, имеющих отношение к финансово-экономической деятельности предприятия.

• Электронный архив проектной документации позволяет проектным организациям хранить весь спектр документов, как то: чертежи, сметы, пояснительные записки и многое другое.

• Электронный архив нормативных документов представляет собой организованный каталог всех стандартов предприятия, закупленных и (или) разработанных им. Создание такого архива тесно связано с проблемой авторского права компаний-разработчиков стандартов и зачастую бывает одним из условий прохождения сертификации.

• Электронный архив технической документации предназначен для организаций, чья деятельность связана с поставкой товаров и обеспечивает хранение сопутствующей технической документации (руководства пользователя, технические характеристики и проч.).

• Электронный архив юридической документации, содержащий договоры и сопутствующую документацию;

• Электронный архив кадровой документации, используемый для хранения личных дел, трудовых договоров, приказов и распоряжений, инструкций и регламентов внутри компании;

• Электронный архив конструкторской документации позволяет организовать доступ к копиям чертежей, независимо от их давности.

Этапы создания электронного архива

Количество этапов создания подобной системы зависит от того, чьими силами будет выполняться такой проект — самой организации или же компании-аутсорсера. В общем виде очередность такова:

• Обследование компании. Результатом его должен стать документ, отражающий текущее состояние документов, которые будут находиться в архиве, их количество, структуру и взаимосвязи. В него также должна войти информация о подразделениях, которые будут пользоваться архивом, технической и программной базе компании, возможности интеграции с другими системами, из которых необходим доступ, а также об уровне подготовленности сотрудников. На основе этого документа пишется техническое задание.

• Установка и настройка системы электронного архива. На данном этапе также приобретается (при необходимости) оборудование для организации поточного ввода документов (промышленные сканеры, серверы и рабочие станции обработки документов) и для долговременного защищенного хранения данных (RAID-массивы, библиотеки на различных носителях).

• Наполнение системы, наиболее трудоемкий процесс, включающий в себя:

• • Сканирование документов — начиная с их подготовки и заканчивая проверкой качества полученных после оцифровки изображений;
  • Ввод информации в систему, включающий в себя либо, как минимум, создание карточки электронного документа с описывающими его атрибутами, либо — полнотекстовой базы имеющихся документов, а также верификация данных .

Необходимо различать залповый ввод — единовременный ввод в систему большого массива документов, формирующий архивный фонд — и текущий ввод — сканирование текущих документов и их последующий ввод в систему по мере появления.

• Интеграция системы электронного архива с бумажным архивом. Работа включает в себя выбор признаков систематизации общих для бумажной части архива и электронной части архива. При этом для бумажной части архива можно предусмотреть перевод архива на одну из Систем Управления Бумажными Документами.

Примечания

1. ↑ Model Requirements for the Management of Electronic Records

См. также

• Электронная библиотека
• Система электронного документооборота
• STOR-M (Алее Архив)
• Сканер
• Поточное сканирование документов
• Оцифровка книг
• Планетарный сканер
• Управление записями

Ссылки

• Аналитико-новостной сайт по российскому рынку электронных архивов El Archivo.ru.
• Электронные архивы в трудные времена (статья в BYTE)

Для улучшения этой статьи желательно?: Проверить достоверность указанной в статье информации. Переработать оформление в соответствии с правилами написания статей. Проставив сноски, внести более точные указания на источники. Проставить интервики в рамках проекта Интервики.